SQLSaturday Logo

 

 

Mar 01, 2014

Sponsorship Plan


 

Welcome!

We appreciate you taking time to consider sponsoring SQLSaturday #278 and we’ve put together some information that will tell our about plans for the event and show you how your company will benefit from sponsoring our event.

Event Overview

Think of a SQLSaturday as a one day conference. We bring in a lot of volunteer speakers, we have lunch on site, and we have a dedicated area set up for our attendees meet with our sponsors. We work hard to make our event a great experience for everyone, especially our sponsors that enable us to cover the working costs of this event. We’re expecting 400+ attendees at SQLSaturday #278.

How Much Does It Cost To Be a Sponsor?

Sponsorship ranges from HUF 125,000 to HUF 600,000 (including tax) depending on the package you select, and we’re always willing to discuss custom solutions to meet your needs.

  • Bronze Sponsorship.  HUF 125,000 prepaid:
    • Logo Placement on Event Guide Front Cover and on the SQLSaturday website
    • Flyer into Attendee Bags
    • Mentions on Social Networks (Twitter, Facebook, LinkedIn) and in a blog post
  • Silver Sponsorship. HUF 200,000 prepaid:
    • All Bronze Benefits, plus:
    • Additional Insert into Attendee Bags
    • Half Page Ad in Event Guide
    • Logo Placement on Volunteers’ T-Shirts
    • Raffle & Ticket Collection - Attendee Contact Information (those who opt-in)
    • Mention in Keynote Speech
  • Gold Sponsorship. HUF 350,000 prepaid:
    • All Silver Benefits, plus:
    • On-Site Exhibitor - 1 Table, 2 Chairs, Power+WiFi
    • Logo Placement on local user group's blogsite and meetup.com site for 3 months
    • Logo Placement at Table (to be provided by the sponsor)
    • Additional Insert into Attendee Bags
    • Additional Half Page Ad in Event Guide (can be converted to a single full page instead of 2 half pages)
    • Logo Placement on Speakers' T-Shirts
    • Two Minute Pitch During End-of-Day Raffle
    • Thanks in the Closing Speech as well
  • Platinum Sponsorship. HUF 600,000 prepaid:
    • All Gold Benefits, plus:
    • Prime Location for Your Table (selection in the order of payment)
    • 45 minute Presentation Session During Lunch in a room (selection in the order of the payment)
    • 1 delegate of your company is allowed to attend the speakers' dinner (on Friday, before the event) - network with those who have the biggest attention on future SQL Server events as well
    • Logo Placement on local user group's blogsite and meetup.com site for 6 months
    • Logo Placement in all Conference Rooms (to be provided by the sponsor)
    • Logo Placement on Attendee Bags
    • Unlimited Inserts into Attendee Bags

We offer the following upgrade options as well, for Silver Sponsorship level and above:

  • Lightning Talk Sessions: 15 minutes presentation option in one of the coffee breaks in a selected room. This will be included in the event schedule and event guide as well. HUF 100,000 per session prepaid.
  • Delegate on Speakers' Dinner on Friday: HUF 100,000 prepaid per additional delegate. It includes listing the sponsor as "Speakers' Dinner Sponsor" as well.

And for our Gold level sponsors, we offer the the following upgrade option:

  • Logo Placement in All Conference Rooms: We place one sponsor logo (provided by the sponsor) in each of the conference rooms. HUF 50,000 prepaid.

All fees must be paid in advance. To register as a sponsor just visit www.sqlsaturday.com and fill out our sponsorship registration form. We’ll email you an invoice that can be paid via credit card or check.

The Raffle – Your Key to Success!

The biggest challenge with community events is capturing contact information for follow ups. Few attendees will have business cards, and having them hand write their info often leads to a 30% or higher loss due to inability to read what they wrote! We provide attendees with a set of pre-printed raffle tickets (see below) that will contain their name and email address; they are then able to put these tickets into the raffle box at each sponsor table to try to win a prize. This gives you 100% readability and 0% loss! It is also more effective than any other technique we’ve seen for trying to capture contact information and that includes scanning their name badge.

Raffle Ticket

 

Because we want you to be successful all of our sponsorship levels include the requirement that you provide a prize of at least $100 in value, and that you provide a full color 8-1/2 x 11 flyers that highlights the prize(s) you are providing for the raffle.

 

We provide the raffle box. We will have one table for all absentee vendors placed in the same areas with our onsite vendors. Raffle ticket collection will proceed through the end of the day. If someone from your team is present we’ll ask them to draw the winning ticket, otherwise we’ll draw the ticket. Attendees must be present to win. If there is a physical prize we’ll give it to them, otherwise we’ll forward you their contact information for you to follow up with (for license keys, etc).

 

After the event we will mail you all the raffle tickets from your box. There may be duplicates; depending on how exciting your prize is attendees may contribute more than one ticket to your box – but that’s a good thing, they are willing to provide you their contact information in return for the chance to win.

Event Logistics

We’ll open the doors to sponsors at 7:30 am. Sponsors will be provided with table (90*180 cm) and two chairs, and limited access to 220v power (please let us know what you need in advance). Tables will be located in the same area as registration and breakfast to make it easy for attendees to stop by your table. We encourage sponsors to remain on site through at least lunch and if possible to have a representative present at the end of the day to present your prize at the end of day raffle.

 

Lunch will be provided to sponsors that have registered. Please have everyone from your team that will be attending register at www.sqlsaturday.com so that we can have enough food available.

Contact Us

We hope you’ll support this event! Please contact us at sqlsaturday278@sqlsaturday.com if you have any questions.

 


Üdvözöljük!

Köszönjük, hogy időt szán a SQLSaturday #278 szponzorációjának megfontolására! Összeállítottunk némi információt a rendezvény terveiről, hogy megmutathassuk, milyen előnyökkel járhat az esemény szponzorációja az Önök vállalata számára is.

Az esemény áttekintése

A SQLSaturday egy egynapos konferencia. Rengeteg önkéntes előadót hívunk össze, ebédet biztosítunk a helyszínen, és dedikált helyet a résztvevőknek, hogy találkozhassanak a szponzorainkkal. Sok munkát fektetünk bele, hogy a rendezvényünk nagyszerű élmény legyen mindenki számára, különösen a szponzorainknak, akik lehetővé teszik az esemény költségeinek fedezését. Több, mint 400 résztvevőre számítunk a SQLSaturday #278- on.

Mennyibe kerül szponzorrá válni?

A szponzorálás bruttó 125.000 Ft-tól 600.000 Ft-ig terjedő skálán mozog, attól függően, hogy Önök melyik csomagot választják - mi pedig bármikor rendelkezésre állunk, hogy megbeszéljünk egy, az Önök igényeinek megfelelő, testreszabott megoldást.

  • Bronz szponzori szint, 125.000 HUF:
    • Logó elhelyezése az eseménykalauz frontoldalán és a SQLSaturday weboldalon
    • Szórólap elhelyezésének lehetősége a résztvevők csomagjában
    • Köszönetnyilvánítás social hálózatokon (Twitter, Facebook, LinkedIn) és egy blogposztban
  • Ezüst szponzori szint, 200.000 HUF:
    • Minden Bronz szintű előny, ezen felül:
    • Egy további tárgy helyezése a résztvevők csomagjába
    • Féloldalas hirdetőfelület az eseménykalauzban
    • Logó elhelyezése az önkéntesek pólóin
    • Tombola és jegybegyűjtés - résztvetők kontaktinformációival (akik ezt előzetesen jóváhagyták)
    • Köszönetnyilvánítás a nyitóbeszédben
  • Arany szponzori szint, 350.000 HUF:
    • Minden Ezüst szintű előny, ezen felül:
    • Kiállítási lehetőség: biztosítunk 1 asztalt 2 székkel, áramellátással, WiFivel
    • Logó elhelyezése az asztalnál (a szponzor által biztosítandó)
    • Egy további tárgy helyezése a résztvevők csomagjába
    • További fél oldalas hirdetőfelület az eseménykalauzban (egész oldalassá lehet konvertálni a korábbi fél oldallal együtt)
    • Logó elhelyezése a magyar user group bloglapján és meetup.com lapján 3 hónapon át
    • Logó elhelyezése az előadók pólóján - legyen ott az eseményről készült legfontosabb fotókon!
    • 2 perces termék- vagy cégbemutatási lehetőség a nap végi sorsolás során
    • Köszönetnyilvánítás a záróelőadásban is
  • Platina szponzori szint, 600.000 HUF:
    • Minden Arany szintű előny, ezen felül:
    • Kiemelt kiállítóhely (helyválasztás a támogatás beérkezési idejének sorrendjében)
    • 45 perces prezentációs lehetőség az ebédszünet alatt
    • Egy delegált részvételi lehetősége az előadói vacsorán (az eseményt megelőző napon) -
    • Logó elhelyezése a magyar user group bloglapján és meetup.com lapján 6 hónapon át
    • Logó elhelyezésének lehetősége minden előadóteremben (a szponzor által biztosítandó)
    • Logó elhelyezése a résztvevők csomagján
    • Bármennyi további tárgy elhelyezése a résztvevők csomagjába

A további kiegészítő opciókat ajánljuk még legalább Ezüst szintű szponzorainknak:

  • Villámelőadások: 15 perces előadási lehetőség a kávészünetek valamelyikében egy kiválasztott teremben. Ezt megjelenik az online programban és a nyomtatott eseménykalauzban is. 100.000 HUF előadásonként.
  • Delegált az előadók vacsorájára péntek este: 100.000 HUF minden küldött után. Ez magában foglalja a szponzor feltüntetését "Speakers' Dinner Sponsor"-ként is az esemény weblapján.

Még egy kiegészítő opciót ajánlunk Arany szintű szponzorainknak:

  • További logók elhelyezése az összes előadóteremben: mind a négy előadóteremben elhelyezünk egy-egy, a szponzor által biztosított molinót vagy roll-up displayt. Az opció ára 50.000 HUF.

 


Minden díjat előzetesen kell befizetni. A szponzori regisztrációhoz látogassa meg a www.sqlsaturday.com címet, és töltse ki a szponzori regisztrációs űrlapot! Ezek után emailben elküldünk egy számlát, amit banki átutalással vagy csekk útján be lehet fizetni.

A sorsolás - a kulcs a sikerhez!

A közösségi eseményekkel kapcsolatban a legnagyobb kihívást a kontaktinformációk begyűjtése jelenti. A résztvevők közül csak kevesek hoznak magukkal névjegykártyát, ha pedig kézzel írva adnak információt, 30%-os vagy magasabb arányban veszhet el, amit megadtak. Mi a résztvevőknek előre nyomtatott sorsjegyeket osztunk ki (nagyjából olyat, mint az lejjebb látható), ami a nevüket és az emailcímüket tartalmazza; így ezeket tudják a szponzori asztalokon elhelyezett gyűjtődobozokba behelyezni! Ez biztos olvashatóságot és 0% veszteséget eredményez. Ez egyébként sokkal hatékonyabb módszer, mint amit eddig láttunk kapcsolati információk begyűjtésére, ideértve a belépők szkennelését is.

Raffle Ticket

Mivel minden szponzori szinten szeretnénk biztosítani a sikerességet, a szponzorok által biztosított a nyereménytárgy értéke legalább 25.000 Ft kell legyen, illetve kérünk egy színes, A4-es vagy Letter méretű flyert is a felajánlott termékről.

Mi biztosítjuk a gyűjtődobozokat. Minden távol lévő szponzornak is elhelyezzük ezeket, egy közös asztalon, a többi (jelenlévő) szponzor asztalaival egy területen. A sorsjegyek gyűjtése egész napon át tart. Ha az Önök delegáltja jelen van az esti sorsolás során, megkérjük arra, hogy húzza ki a nyertes sorsjegyet, egyébként mi fogunk húzni. A kihúzott sorsjegyek gazdáinak jelen kell lenniük, hogy nyerhessenek. Ha fizikai díj van felajánlva, mi adjuk oda a nyertesnek, egyébként (licenszkulcsok, stb.) elküldjük Önöknek a kontaktinformációkat.  

A rendezény után levélben küldjük el Önöknek a sorsjegyeket. Lehetnek duplikátumok, annak függyvényében, mennyire keltette fel a résztvevők érdeklődését a felajánlott nyeremény - de ez is azt mutatja, hogy nagyon szívesen osztják meg kapcsolati információikat a nyerési esélyért cserébe.

A rendezvény logisztikája

Reggel 7:30-kor nyitjuk az ajtókat szponzoraink számára. A kiállítók egy 90*180 cm-es asztal kapnak két székkel, 220 V-os áramellátással és WiFi hozzáféréssel. Kérjük, tudassa velünk, ha ettől eltérő igénye merülne fel (pl. reflektorok elhelyezése, nagyobb sávszélesség). Az asztalok a regisztráció és reggeli helyszínén lesznek elhelyezve, hogy minél könnyebbé tegyük a résztvevők számára az Önökkel történő kapcsolatfelvételt. Kérünk minden szponzort, hogy legalább ebédig maradjanak a helyszínen, és ha lehetséges, egy képviselőt delegáljanak a nap végi ajándéksorsoláson történő reprezentációra.

Az ebéd minden szponzor számára ingyenes, akik résztvevőként is regisztráltak. Kérjük, minden résztvevő kollégáját regisztrálja a www.sqlsaturday.com címen, hogy elegendő ellátást tudjunk biztosítani.

Vegye fel velünk a kapcsolatot

Reméljük, támogatni fogja ezt az eseményt! A sqlsaturday278@sqlsaturday.com címen várjuk bármilyen további felmerülő kérdésüket.

 

Brought to you by your local
PASS Community

PASS
SQLSaturday